개인회사 경리의 하루업무 마감방법

 

회사에 경리업무만을 전담하고 있는 직원이 있다면 거래가 일어날 때마다 즉시 기록을 하고 영수증을 정리할 수 있으므로 아무런 문제도 없을 것입니다. 그러나 작은 기업일수록 경리업무를 맡고 있는 직원은 경리업무 뿐만아니라 여러가지 업무를 함께하는 것이 원칙입니다. 그래서 경리업무하는 직원은 정말 이루말할 수 없을만큼 중요합니다. 

 

1. 일마감때 해야할 것들

(1) 현금시재를 맞춘다

경리의 핵심은 '잔액 맞추기'라고 해도 과언이 아닙니다. 현금출납부 상의 잔액이 실제 현금잔액과 일치해야 하는 것은 말할 것도 없고, 통장, 카드, 어음장 등 모든 입출금장부의 잔액은 실제 시재와 완전히 일치해야합니다. 

가끔씩 현금이 약간 부족하거나 남을 경우가 있습니다. 아무리 생각하고 뒤져봐도 이유를 찾을 수 없을 때는 '잡이익' 또는 '잡손실' 등의 계정으로 입출금으로 추가하여 잔액은 반드시 맞추어야 한다. 거래처원장에서의 기록 역시 거래입력의 핵심은 '잔액 맞추기' 입니다. 거래처원장에서의 최종잔액은 해당 거래처에서 받거나 주어야할 외상미수, 미지급잔액을 뜻합니다. 

(2)기록의 핵심은 [적요]

장부정리를 하면서 계정을 선택하는 데는 신경을 쓰지만 '적요'는 대충쓰는 사람들이 의외로 많습니다. 물론 계정도 중요하지만 회계에 익숙하지 않은 작은 회사나 경리직원이라면 [적요]를 더욱 중요하게 생각해야 합니다. 

'적요'를 자신이 아닌 다른 사람이 보아도 어떤 거래였는지 충분히 이해할 수 있도록 자세하게 기록하는 습관이야말로 경리의 세계에서 가장 중요한 기장요령입니다. 적요만 자세하게 적으면 비록 자신이 선택한 계정이 틀렸다고 해도, 기장대행을 해주는 세무회계사무실에서 검토를 하면서 맞는 계정으로 바꾸어 줄 수도 있습니다. 반대로 '적요'를 소홀히 적으면 세무회계 사무실에서도 그 상세한 내용을 알 수 없으므로 대충 선택해 버릴 수도 있을 것입니다.

계정과목이 의심될 때는 적요를 더욱 상세하게 적고 적요 맨 뒤에 특별한 표시를 해두고 세무사사무실에 자료를 넘겨줄 때 적요 뒤에 ** 표시가 있는 자료는 계정을 정확하게 모르는 것이니 눈여겨 보아달라고 부탁하면 될 것입니다. 

 

(3)증빙자료는 철저히

원칙적으로 장부에 기록한 모든 거래에는 '증빙자료'가 있어야 합니다. 현금을 지불했을 때는 영수증이, 상품이 오갈 때는 거래명세표나 세금계산서가, 외상대금을 받았을 때는 입금표 또는 통장에 입금기록이 남아 있어야 합니다.  

 

(4)일일거래내역서 보관 

하루의 거래가 끝나면 모아 두었던 영수증과 거래명세표, 세금계산서 등 각종 증빙자료를 가지고 수작업의 경우 전표작성을, 회계프로그램의 경우 거래입력을 합니다. 입력은 거래가 발생한 순서대로 입력하는 것이 가장 좋겠지만 그렇지 않으면 현금의 입금거래를 먼저 입력하고 출금거래를 나중에 입력합니다. (출금거래를 먼저 입력하면 현금출납부에 잔액이 마이너스로 나타날 수 있습니다.)

하루의 모든 거래에 대한 입력이 끝나면 일단 현금잔액, 예금잔액 등을 실잔액과 비교해 본 뒤, 오늘 거래내역 집계장부를 반드시 출력해둡니다. 수작업의 경우에는 거래내역을 일계표 등에 반드시 집계를 한 후 보관을 합니다. 

회계프로그램의 경우 이렇게 출력해 두는 첫번째 이유는 컴퓨터에서 가장 완벽한 백업은 뭐니뭐니 해도 종이에 인쇄해 두는 것이 가장 안전하기 때문입니다. 두번째는 모아둔 영수증을 비롯한 각종 증빙자료를 붙여두기 위해서입니다. 영수증, 입금표, 거래명세서... 등의 증빙자료를 이 보고서의 뒷면에 붙여둡니다. 자리가 모자랄 경우에는 복사 후 못 쓰는 이면지를 이용해서 나머지 영수증을 붙여두고 호치키스로 하루 단위로 함께 묶어 둡니다.(단, 세금계산서는 별도로 보관해둡니다. 함께 보관해도 상관은 없지만 세금계산서는 부가가치세 계산을 위해 분기마다 별도로 재확인해야 하기 때문에 별도로 보관하는 것이 더 편리합니다). 업종에 따라 필요한 경우에는 다른 장부도 작성 또는 출력해서 함께 보관합니다. 

 

(5)월마감 때 해야할 것들

월마감이라고 하루의 일과 특별히 다를 이유는 없지만 월집계장부나 현금 및 통장잔액표, 재고조사표, 합계잔액시산표 등은 반드시 작성 또는 출력 후 보관합니다. 

ㄱ. 현금통장 잔액표

ㄴ. 전 거래처 잔액표

ㄷ. 재고량 보고서

ㄹ. 월계표

ㅁ. 합계잔액시산표

그밖에 회사에서 필요한 보고서라면 꼭 종이로 출력을 해서 보관하도록 합니다. 이렇게 월단위로 각종 보고서를 종이로 출력해 두는 가장 큰 이유는 '바이러스'때문입니다. 인터넷이 일상화 되면서 컴퓨터를 사용해서 작업을 하는 모든 자료는 언제 갑자기 모두 날아가 버릴지 모르는 가장 큰 적이 되었습니다.